کنترل پروژه و مدیریت زمانبندی

کنترل پروژه و مدیریت زمانبندی

کنترل پروژه شامل تأیید انطباق با برنامه های پروژه و ثبت پیشرفت پروژه است. طرح های پروژه ای که نظارت نمی شوند، مقدار زیادی از ارزش خود را از دست میدهند. هر آنچه در پروژه پیش بینی میشوند. باید در طول اجرای پروژه به طور مرتب بررسی شود!

کنترل پروژه و نظارت موثر پروژه

• • کنترل پروژه - تعریف
  • اهداف کنترل پروژه
  • حوزه های اصلی کنترل پروژه
  • چک لیست: برنامه ریزی پروژه به عنوان پیش نیاز نظارت بر پروژه
  • اصول کنترل پروژه
  • اجرای کنترل پروژه

کنترل پروژه - تعریف

کنترل پروژه یکی از وظایف اساسی مدیریت پروژه است. شامل کلیه فعالیت های لازم برای اجرای پروژه طبق برنامه می باشد. هدف از كنترل پروژه حصول اطمينان از دستيابي به اهداف پروژه با كيفيت مطلوب و در عين رعايت مهلت هاي زماني و هزينه هاي پيش بيني شده است. مدیریت پروژه مسئولیت کنترل پروژه را بر عهده دارد. در طرحهای بزرگ، اغلب یک کنترل کننده پروژه اختصاصی وجود دارد که این وظیفه را از طرف مدیریت پروژه انجام می دهد.

اهداف کنترل پروژه

از دستیابی به اهداف پروژه اطمینان حاصل کنید تعیین میزان پیشرفت پروژه تعیین انحرافات بحرانی از برنامه (مقایسه عینی / واقعی)، تجزیه و تحلیل علل و ارزیابی پیامدها برای پروژه. برنامه ریزی و اجرای اقدامات مدیریت پروژه کنترل پروژه های اجتماعی مستندسازی نتایج پایش پروژه در گزارش وضعیت پروژه

حوزه های اصلی کنترل پروژه

کنترل پروژه بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت پروژه در طول عمر پروژه است. کنترل پروژه شامل کلیه فعالیت های لازم برای انجام پروژه طبق برنامه می باشد. آماده سازی ها و طرح های پروژه که در مرحله اولیه پروژه ایجاد می شوند. در خدمت تعیین دقیق ترین مسیر مورد نظر پروژه و اندیشیدن به آینده هستند.

در حین نظارت فعال و موثر پروژه، مشخصات هدف برنامه ریزی پروژه در فواصل زمانی معین با مقادیر واقعی به دست آمده در طول پروژه که توسط کارشناسان مسئول اجرا و نتایج معرفی میشوند. مقایسه می شود. مقایسۀ هدف واقعی هم به هدف پروژه و هم به پیشرفت پروژه اشاره دارد.

انحرافات یافت شده بین مقادیر هدف و واقعی همیشه باید به صورت یکپارچه در نظر گرفته شوند. و تحت یک تحلیل انتقادی و مرتبط با علت قرار گیرند. تجربه نشان می دهد. که انحراف مساوی با انحراف نیست. ارزیابی اثرات و پیامدها بر اهداف، مهلت‌ها، نقاط عطف، هزینه‌ها، کیفیت نتیجه، رضایت مشتری، روحیه و غیره. با کارشناسان فنی به نحو مطلوب انجام می شود.

چک لیست : برنامه ریزی پروژه به عنوان پیش نیاز نظارت بر پروژه

به عنوان پیش نیاز برای کنترل موثر پروژه، برنامه ریزی پروژه باید تا حد امکان جامع باشد. چک لیست زیر با جزئیات نشان میدهد. که کدام برنامه ها مورد نیاز است. این سوالات باید قبل از شروع اجرای پروژه روشن شود.

آیا اهداف پروژه در تیم پروژه قابل اندازه گیری، واقع بینانه و هماهنگ هستند؟ میتوان پرسید که آیا دستور کتبی پروژه وجود دارد؟ آیا همکاری در تیم پروژه به اندازه کافی تنظیم شده است؟

سازمان پروژه مشخص است

- نقش های پروژه تشریح میشوند.

- مسئولین بسته های کاری تعریف شده اند.

- ساختارهای ارتباطی تعریف میشوند.

- قوانین همکاری مورد توافق است.

آیا برنامه ریزی دقیق عملکرد در پروژه وجود دارد؟

- نتایج پروژه مشخص است.

- فازهای پروژه (وظایف اصلی پروژه) تعریف میشوند.

- بسته های کاری تعریف و تشریح شده است.

آیا پروژه برنامه زمانبندی دقیقی دارد؟

- نقاط عطف شناخته شده و برنامه ریزی میشوند.

- برنامه ریزی دقیقی برای بسته های کاری وجود دارد.

آیا برنامه دقیقی برای استقرار کارکنان وجود دارد؟

- منابع کارکنان در سطح بسته کاری برنامه ریزی میشوند.

- در دسترس بودن منابع پرسنلی تضمین می شود.

آیا پروژه برنامه ریزی دقیق هزینه را ارائه می دهد؟

- هزینه های پروژه در سطح بسته کاری برنامه ریزی میشوند.

- برنامه بودجه آماده شد.

آیا تحلیلی از محیط پروژه وجود دارد؟

- محیط شناخته شده است.

- عوامل تأثیرگذار حیاتی شناسایی می شوند.

- اقدامات برای به حداقل رساندن خطرات مستند میشوند.

آیا تحقیقاتی در مورد خطرات پروژه وجود دارد؟

- ریسک ها شناسایی و ارزیابی میشوند.

- اقدامات کاهش ریسک تعریف میشوند.

- یک طرح اضطراری وجود دارد.

- بودجه ریسک درخواست و تصویب میشوند.

ساختارهای کنترل پروژه تعریف شده است.

- اهداف و وظایف کنترل پروژه مشخص میشوند.

- وظایف تیم مشخص است.

- چرخه کنترل و همچنین مهلت‌ها توافق میشوند.

- شرکت در جلسه کنترل تنظیم میشود.

- مهلت های منظم برای مدیریت پروژه در نظر گرفته میشوند.

- توافقاتی در مورد مقررات جایگزین وجود دارد.

ساختارهای گزارش پروژه تعریف شده است.

- اهداف و وظایف گزارش دهی مشخص میشوند.

- محتوا و طرح گزارش تعریف میشوند.

- چرخه گزارش دهی به شرح زیر تعریف میشود.

- گیرندگان گزارش پروژه مشخص هستند.

اصول مدیریت پروژه

کنترل کردن یعنی رهبری کردن! کنترل فقط یک جنبه جزئی است. که برای کنترل لازم است - نباید نقطه مرکزی باشد.

برنامه هایی که «کنترل» نمی شوند. ارزش خود را از دست می دهند. - بنابراین هر چیزی که برنامه ریزی میشوند. باید «کنترل» شود.

کنترل پروژه بیش از وارسی برنامه و هزینه ها است. - طرح را باید به عنوان یک کل دید.

اجرای کنترل پروژه

جلسه پایش و بررسی طرح و نقشه

در فواصل زمانی معین (14 روز، ماه)، وضعیت فعلی (عکس فوری) پروژه با تیم پروژه ثبت می شود. یک جلسه نظارت پروژه جداگانه برای این منظور مناسب است.

جلسه نظارت پروژه به منظور هماهنگی و نظارت دوره ای و فعال بر برنامه های پروژه انجام میشود. و به طور منظم در طول مدت پروژه برگزار می شود. دفعات و تاریخ جلسه در مرحله راه اندازی پروژه تعیین می شود.

تغییرات در شدت چرخه نظارت امکان پذیر است. و به طور خاص و بسته به موقعیت توسط مدیر پروژه تصمیم گیری میشود. شرکت کنندگان در جلسه کنترل پروژه. مدیران پروژه. نظارت کنندگان پروژه (در صورت وجود فرد مشخص در پروژه). تیم مرکزی طرح و احتمالاً سایر کارکنان سازمان طرح هستند.

پارامترهای زیر در کنترل پروژه در نظر گرفته می شود.

اهداف پروژه با توجه به ترتیب پروژه.

پیشرفت عملکرد در پروژه (بسته های کاری با توجه به ساختار شکست کار).

کیفیت خدمات.

تاریخ ها و نقاط عطف مهم.

هزینه ها / منابع مالی / استفاده از منابع.

محیط پروژه (ذینفعان) و طراحی رابطه با محیط های مختلف.

ریسک های پروژه و عوامل حیاتی موفقیت.

روابط اجتماعی در پروژه و همکاری کلیه شرکت کنندگان در پروژه.

آماده سازی جلسه کنترل پروژه

در طول آماده سازی جلسه کنترل، افراد مسئول بسته های کاری اطلاعات مربوط به بسته های کاری خود را تجمیع می کنند. بهترین راه برای انجام این کار نوشتن گزارش وضعیت است. اطلاعات مرکزی که تولید و مستند می شود عبارتند از:

فعالیت های در حال انجام.

وضعیت فعلی پیشرفت قبلی بسته های کاری.

ارزیابی پیشرفت عملکرد بسته های کاری.

ارزیابی به موقع بودن و هزینه ها.

مناطق مشکل ساز.

نقاط باز و تصمیمات لازم.

اجرای جلسه کنترل پروژه.

این جلسه توسط مدیر پروژه اداره می شود. در این جلسه مسئولین بسته های کاری وضعیت فعلی بسته های کاری خود را ارائه می کنند. ارائه شخصی مسئولین بسته های کاری باعث ارتقای تبادل و شبکه سازی بین کارشناسان می شود.

بی بی فلوئید ویتالیر

کنترل پروژه و مدیریت زمانبندی